Sollicitatietracker in Google Sheets

Een spreadsheet is de meest gebruikte manier om sollicitaties bij te houden. Het is gratis, je kent het al en je kunt het makkelijk delen met een coach. In deze gids lees je hoe je er een goed opzet in Google Sheets, zodat hij bruikbaar blijft als je lijst groeit.

1. Maak deze kolommen aan

Gebruik één rij per sollicitatie en zet deze koppen in rij 1. Zet die rij vast via Weergave, Blokkeren, 1 rij.

• Bedrijf: Naam van de werkgever of de klant van het bureau
• Functie: De exacte functietitel uit de vacature
• Vacaturelink: De URL, zodat je de vacature voor een gesprek nog eens kunt lezen
• Datum gesolliciteerd: Gebruik één datumnotatie, bijvoorbeeld DD-MM-JJJJ
• Gesolliciteerd via: Bedrijfssite, LinkedIn, recruiter, via via
• Status: Keuzelijst: Interesse, Gesolliciteerd, Gesprek, Aanbod, Afgewezen, Teruggetrokken
• Contactpersoon: Recruiter of hiring manager, met e-mailadres
• Cv-versie: Welk cv en welke motivatiebrief je hebt gestuurd
• Volgende stap: Wat je hierna gaat doen
• Opvolgdatum: Datum gesolliciteerd + 10 dagen is een goede standaard
• Notities: Gespreksvragen, salaris, alles wat je wilt onthouden

2. Voeg een statuslijst toe

Selecteer de kolom Status en kies Gegevens, Gegevensvalidatie, Regel toevoegen, Dropdown. Vul je statussen in. Met een vaste lijst blijft filteren en tellen betrouwbaar, in plaats van tien schrijfwijzen van "gesprek".

3. Bereken opvolgdatums automatisch

Staat Datum gesolliciteerd in kolom D, zet dan =ALS(D2="";"";D2+10) in de kolom Opvolgdatum. Voeg voorwaardelijke opmaak toe met de aangepaste formule =EN(J2<>"";J2<=VANDAAG()) om rijen te markeren waarbij opvolgen nodig is. Gebruikt je Sheets Engelse formules, dan schrijf je IF, AND en TODAY met komma's.

4. Waarschuw jezelf voor dubbele bedrijven

Selecteer de kolom Bedrijf en voeg voorwaardelijke opmaak toe met de aangepaste formule =AANTAL.ALS(A:A;A1)>1. Elk bedrijf dat vaker voorkomt, krijgt een kleur. "ING" en "ING Bank N.V." ziet hij niet als hetzelfde, dus kijk zelf ook nog even voordat je solliciteert.

5. Kijk één keer per week terug

Filter op verlopen opvolgdatums en op statussen die al een tijd niet zijn veranderd. Tel de reacties per kanaal, zodat je ziet waar je sollicitaties echt aankomen.

Waar een spreadsheet tekortschiet

Sheets werkt prima voor een handvol sollicitaties. Vanaf ongeveer 20 lopen de meeste mensen tegen dezelfde problemen aan:

• De dubbelcheck mist net iets andere bedrijfsnamen, of een recruiter die je voorstelt bij een bedrijf waar je al hebt gesolliciteerd
• Contacten, gespreksnotities en cv-versies raken verspreid over mails en mappen
• Geen herinneringen: je moet de sheet openen om te zien dat opvolgen nodig is
• Geen geschiedenis van wanneer een status veranderde
• Deel je per ongeluk de sheet, dan zijn salarisgegevens en persoonlijke notities zichtbaar

Daarom hebben we Career Compass HQ gemaakt: een privé tracker die je al tijdens het typen waarschuwt voor dubbele sollicitaties, opvolgmomenten voorstelt zonder ooit zelf iets te versturen, met een gesprekkenagenda en een statusgeschiedenis per sollicitatie. Heb je al een sheet? Met Premium importeer je een CSV-bestand, zodat je niet opnieuw hoeft te beginnen.

Meer tips over wat je noteert? Lees sollicitaties bijhouden, of bekijk de prijzen.